Uno de los aspectos más importantes en la gestión del mantenimiento es decidir cuánto personal y qué organización en necesaria para mantener las instalaciones.

¿Sabía usted que aproximadamente la cuarta parte del presupuesto de mantenimiento se emplea en la nómina del personal del departamento?

Es por eso, que la decisión de saber gestionar el recurso humano no debería tomarse a la ligera. Se debería tener muy claro que es una decisión con una fuerte trascendencia técnica y sin embargo, en la mayoría de las empresas es una cuestión que no se decide en el ámbito técnico, sino que la deciden los gestores financieros de la instalación, los responsables del negocio apoyados, desde luego, en el departamento de RRHH.

El único inconveniente de esto, es que usualmente se toma en cuenta solamente el criterio económico dejando por un lado el criterio técnico. Y esto se traduce en muchos de los fracasos que están detrás del rendimiento de las empresas que cuentan con estructuras de personal demasiado básicas para la complejidad de sus instalaciones y en otras por el contrario, se destinan un exceso de recursos a tareas que apenas generan cierto valor.

Criterios para la definición del organigrama

El organigrama debe realizarse siguiendo un proceso estructurado que conduce a la determinación del equipo óptimo necesario para realizar adecuadamente las tareas de mantenimiento de la planta.

Se proponen los siguientes pasos, los cuales se abordarán con más detalle en próximos artículos debido a la importancia de cada uno:

1. Determinación de los puestos indirectos

Son aquellos ocupados por profesionales que no intervienen directamente en las tareas de mantenimiento, sino que coordinan éstas, las registran, las analizan, las supervisan o prestan algún tipo de apoyo a los profesionales que intervienen directamente en las tareas.  Los ejemplos más conocidos son el Jefe de Mantenimiento y el Responsable de la Oficina Técnica.

2. Elaboración del plan de mantenimiento

Sirve para calcular la carga de trabajo preventiva de la instalación en condiciones normales.

3. Cálculo de la carga de trabajo preventivo

Se calcula sumando la duración de las tareas preventivas en cada una de las especialidades de mantenimiento y en cada uno de los sistemas.

4. Cálculo de la carga de trabajo preventivo corregida

Se hace necesario tener en cuenta tres factores: la carga de trabajo total preventiva, las tareas que serán realizadas con contratas externas, que deben ser descontadas de la carga de trabajo preventiva y el rendimiento de la plantilla de mantenimiento comparado con el rendimiento estándar considerado en la estimación de la carga de trabajo del plan de mantenimiento.

5. Velocidad de respuesta requerida en caso de avería

Esta determina tanto el número de técnicos necesarios como la organización de los turnos de mantenimiento.

6. Objetivo de disponibilidad

Al igual que en el punto anterior, la disponibilidad condiciona el número de técnicos necesarios y la organización requerida para cumplir con las metas de confiabilidad.

7. Análisis de las especialidades de mantenimiento

Se deben plantear los conocimientos específicos en determinadas áreas profesionales que pueden ser requeridas para el mantenimiento de la instalación.

8. Definición de la política de externalización

Se debe tener claro cuál será el criterio para decidir si un trabajo se realizará con la ayuda de una empresa externa o con el personal habitual.

9. Composición final del organigrama

Una vez cumplidos todos los puntos anteriores se está en disposición de elaborar el organigrama de mantenimiento.

Siguiendo estos pasos anteriores es posible determinar con más precisión y rigor cuántos profesionales son necesarios y qué organización se requiere para realizar un mantenimiento adecuado en cualquier tipo de instalación industrial.

La importancia de elegir bien al Jefe de Mantenimiento y contar con un Responsable de Oficina Técnica

En una instalación industrial el puesto directo que siempre figura en el organigrama es el del Jefe de Mantenimiento que es la persona responsable del área de mantenimiento. Habitualmente depende jerárquicamente del Director de Planta y está a la misma altura del Jefe de Operación. Dentro de sus funciones:

  • Asegurar que se cumplan los objetivos estratégicos de la empresa en el área de mantenimiento.

  • Elaborar el presupuesto de mantenimiento

  • Definir las políticas generales del departamento de acuerdo a los objetivos estratégicos de la empresa.

  • Gestionar el mantenimiento técnica y económicamente.

  • Asignar los recursos necesarios para la realización de cada tarea.

  • Resolver los problemas que surgen en la realización de los trabajos.

  • Comprobar que cumpla el mantenimiento programado.

  • Se ocupa de la reparación urgente de averías.

  • Implicarse personalmente en las emergencias que se pueden presentar en la planta.

Además de él existe en algunos casos un responsable de la oficina técnica, que tiene asignadas una serie de responsabilidades relacionadas con la elaboración y mejora del plan de mantenimiento, con el análisis de averías y con la implantación y alimentación del software en el que se registra la actividad en el departamento.

La importancia de este puesto reside en que el Jefe de Mantenimiento está normalmente demasiado ocupado con su intenso día a día. Muchos eventos que suceden en las instalaciones requieren una respuesta inmediata para que tengan la menor incidencia en los resultados.

Esto hace que el Jefe de Mantenimiento deba estar continuamente ocupándose de la organización y de la atención a todos esos eventos de carácter prioritario, olvidándose otras cuestiones también importantes pero no tan urgentes como lo son el plan de mantenimiento programado, la vida útil de la instalación, la investigación de averías o la gestión de la información.

Es decir, el Jefe de Mantenimiento se centra en la resolución rápida de averías e incidencias, pero olvida la gestión del departamento a futuro.

Es posible encontrar profesionales con gran visión a futuro, o bueno gestores para la atención urgente de problemas, pero encontrar profesionales que sean buenos en ambos roles no es tarea fácil.

Las instalaciones optan por sacrificar el futuro por el presente inmediato y probablemente sea una buena opción, aunque hay otra mejor: dedicar un profesional de mantenimiento a la gestión de las urgencias y del día a día y otro a la planificación y al estudio de averías para que éstas no vuelvan a ocurrir y se vuelvan reincidentes.

Las instalaciones de gran tamaño generan recursos suficientes para tener ambos puestos, tanto el gestor a largo plazo como el gestor a corto plazo.

Este gestor a largo plazo sería el responsable de la oficina técnica y dentro de sus funciones, se pueden mencionar las siguientes:

  • Elaborar el plan de mantenimiento de la planta y responsabilizarse de su implantación y de que se lleve a cabo correctamente.

  • Planificar el mantenimiento programado.

  • Implantar en los casos que decida la empresa, un software de gestión de mantenimiento para facilitar la gestión.

  • Alimentar con datos dicho software y extraer de él información valiosa para la toma de decisiones.

  • Elaborar los informes periódicos de mantenimiento para analizar los resultados del departamento.

  • Analizar las averías que ocurren para determinar las causas raíces de dichas averías y adoptar medidas preventivas para evitarlas.

  • Estudiar nuevos medios técnicos y herramientas que pudieran ser de utilidad para la mejora de resultados.

Desde luego, esta propuesta dependerá de los objetivos a mediano y largo plazo de la empresa y de que sus encargados y gerentes tengan muy en cuenta tanto el criterio técnico como económico en la definición del organigrama del departamento de mantenimiento.

Categorías: Mantenimiento

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